Sadržaj
- Postavite očekivanja
- Upravljanje očekivanjima
- Pojačajte komunikaciju
- Bez grešaka, bez stresa - Vaš korak po korak vodič za stvaranje softvera koji mijenja život bez uništavanja života
- Suočavanje s nevoljama
- Ključ glatkog upravljanja projektima
Oduzeti:
Najveći problem s kojim se suočavaju mnogi odjeli informatike nije tehnički - njegov osobni.
Jedno od najvećih netehničkih problema koji se tiču većine korporativnih IT odjela također je jednostavno upravljati. Kada je u pitanju poslovanje s krajnjim korisnicima, svi moraju biti na istoj stranici i znati što se može učiniti - i kada. I tu je ključ: upravljanje očekivanjima krajnjih korisnika. Zvuči jednostavno, ali ovo obično može učiniti dosta lakšim kada se bave ljudima koji svakodnevno koriste niz aplikacija.
IT odjeli koji ne uspiju u ovoj jednoj stvari zaista mogu patiti, jer problemi grizu u ogorčenost prema odjelu. To projekte čini težim za sve. (Za više savjeta o podršci, pogledajte 10 savjeta za pružanje bolje informatičke podrške.)
Postavite očekivanja
Ako ste neko vrijeme radili u IT-u, vjerojatno možete razmišljati o projektima, ulaznicama i proredima za koje IT odjel krivi ili projekt kasni, a ulaznice ili uvođenje kasne, a ne ono što se tražilo na početku ili samo običan nije dovoljno dobar. Kad se očekivanja zajednice krajnjih korisnika (EUC) ne podudaraju s konceptom stvarnosti - ili su čak samo malo iskrivljeni - njihova kritika može biti nepoželjna distrakcija.
Čak i jednostavne stvari poput novog korisničkog računa mogu uzrokovati trenje između odjela - ili čak veliku zavaru među uredima. Najbolji način da se to izbjegne je stvaranje realnih očekivanja i ispunjavanje njih svaki put. To znači da IT mora reći osoblju koliko će vremena projekt trajati i što očekivati nakon njegovog završetka. Bez obzira na to jeste li u uredu za pet osoba ili u multinacionalnom konglomeratu, obavijestite one koji će se služiti IT resursima o tome što IT odjel može i što ne može učiniti. U većini slučajeva, problemi ne proizlaze iz onoga što IT postiže, nego iz onoga što drugi zaposlenici vjeruju da bi to trebalo učiniti. Odjeli koji mogu izbjeći takvu prekid veze napravit će dug put prema izbjegavanju sindroma "krive IT".
Upravljanje očekivanjima
Jedan od najboljih načina za započinjanje upravljanja očekivanjima zajednice krajnjih korisnika je provođenje politike pružanja sporazuma o razini usluga (SLA) za sve usluge. Mnogi ljudi na tehničkim poljima povezuju SLA-ove s vanjskim dobavljačima, ali taj se isti mentalitet može koristiti i za unutarnje kupce - i treba biti. To će krajnjim korisnicima pružiti okvir onoga što očekivati prilikom traženja usluga i zadržati svakoga, ako ne na istoj stranici, barem na istom poglavlju.
Većina softverskih paketa s teškoćama ima module za postavljanje SLA-ova. Ako vam se dogodi da već imate SLA-ove za vaše interne kupce, onda čestitam, vaš je odjel već na dobrom putu.
Pojačajte komunikaciju
Sad kad ste postavili temelje, morate nastaviti sa komunikacijom. I za dugoročne projekte i za one kratke potrebno je zadržati sve strane u petlji kako o napretku, tako i o zastojima. Očekivanja mogu biti otkucaji srca i koliko god sretni možda bili na pokretanju projekta, ako propustite vremensku traku koju ste postavili, stvari se mogu brzo pogoršati. Vrlo malo stvari uništit će dobru volju koju je IT radio do postizanja brže od pogrešnog komuniciranja i ispuštenih rokova.
Oh, i ako propustite rok, bolje je jasno priopćiti brz i razuman razlog kašnjenja. Ako će linije komunikacije biti otvorene, pomoći će u izbjegavanju prodiranja perja i osigurati da se svi osjećaju bolje kako nastaje projekt. Ako se krajnji korisnici ne jave od vas, možda će pretpostaviti da je sve u redu. Ako se ispostavi da to nije slučaj, imat ćete ih veliku štetu ako ne ispunite njihova očekivanja.
Bez grešaka, bez stresa - Vaš korak po korak vodič za stvaranje softvera koji mijenja život bez uništavanja života
Ne možete poboljšati svoje programiranje kad nikoga nije briga za kvalitetu softvera.
Suočavanje s nevoljama
Nakon što postignete sklad sa zajednicom krajnjih korisnika i svi rade zajedno, možda ćete pomisliti da ste postigli nirvanu na radnom mjestu. Ne tako brzo. Odjednom poslužitelj ili (ovdje unesite relevantni ispad) pretrpi neku katastrofalnu grešku i dolje imate kritični sustav misije. Ovo je još jedna prilika da upravljate očekivanjima krajnjih korisnika kako biste smanjili odvlačenje pozornosti kako biste riješili kvar brzo i bez dodatnih problema.
Ako to ne učinite, preplavit će vas izvještaj o prekidu i neizbježni "Koliko dugo će nestati?" pitanja. To će uspjeti samo rasplamsati plamen frustracije.
Evo što treba učiniti: Kada dođe do prekida rada, trebate imati više metoda uklanjanja riječi. To bi također trebalo biti dosljedno i iskreno. Dakle, ako kažete da će se prekid riješiti za dva sata, vaši krajnji korisnici očekuju da se on završi u tom vremenskom okviru. To znači da biste trebali izbjegavati donositi optimistične procjene kako biste usrećili ljude. Osim toga, ako problem utječe na vaše krajnje korisnike sada, popravite to kao prioritet. Kada se ispadi riješe pravovremeno, vi i vaš tim se možete vratiti programiranom redovitom rasporedu.
Ključ glatkog upravljanja projektima
Loša krv često se razvija prema odjelima - a potom i unutar njih. To je najčešće kada IT odjel i njegovi krajnji korisnici ne komuniciraju i kad IT odjel ne upravlja i ne ispunjava očekivanja krajnjih korisnika. Menadžer IT projekata koji može savladati umijeće postavljanja i ispunjavanja očekivanja ne mora se brinuti hoće li postići krajnje korisnike da bi bili krajnji korisnici zadovoljni - to će doći naravno. (Želite se popeti ljestvicom IT karijere? Pročitajte kako postati IT direktor: Savjeti s vrha.)